Long time ago you have to think of real-sounding story to explain your lies. Today in 21st century you can just make powerpoint presentation. One day it comes to every designer — he has to stare at icon that
looks like hebrew qoph letter jumping in his Dock. When this glorious event happened with me I decided to make professional good looking on every PC or Mac presentation and try not to kill all the people while doing it. The first statements were okay but I wanted to kill all and everyone when I finished making the presentation. So I made a list of advices that can help to save not whole Earth population, but at least it’s half.
Making PowerPoint presentations is fun… yeah… uhm…
- All objects are better be drawn in Illustrator or other vector graphic editor that exports to PDF and supports RGB colour model. PowerPoint works with PDF, imagine that!
- Proportions of the presentation must be 4:3, so everyone can see the whole slide on every weird laptop. Size by default (720×540) sound tiny nowadays so I made all bitmap object twice as big as they were supposed to and then changed their sizes in powerpoint.
- Save as much objects as you can as PDF with fonts embedded. Place all the objects you cand on the slide background. Don’t forget, that powerpoint allows only one background image that would be stretched or tiled, so you better size your backgrounds equal to slide size.
- PowerPoint understands non-system fonts if you install them on the computer with presentation. Sometimes it’s enough to place fonts in the same folder with presentation, but sometimes is isn’t.
From now on you can create presentations with any fonts but be sure to check if it looks okay with system fonts. It usually does if texts are aligned with text tools, not with spaces ;)
- Don’t apply all effects like transparency, reflections, vulgar shadows etc. in powerpoint if it is possible. Applying them in powerpoint doesn’t reduce filesize but fills RAM with trash and makes it work unstable. If powerpoint decides that there is not enough memory to show effect, it would hide not just the effect but also the object effect was applied to. Sometimes it makes computer reboot and trashes the presentation file.
- Avoid templates, because texts in them act like they want but not like you expect. Create everything with your hands, even bulleted lists. As we all know if information can become unreadable — it will in the most reliable moment.
- Don’t forget to uncheck Shrink text to fit in Alignment and Spacing panel. That shrinkage acts weird too.
- The last but not least: save your presentation file after each change and store it on local hard drive. Always save using new name (Save as…). Some versions of powerpoint like PowerPoint 2008 for Mac OS X delete the file during autosave then try to write to it, have problem with permissions and write nothing leaving you with your 0 bytes file. I’m not sure if this problem is common for all version but better be prepared! ;)
***
I tried to create presentations using Keynote. It’s easy, comfy and faste, but it doesn’t export to PPT as good as I expected. So there are still situations when you need to use powerpoint.
And the conclusion of working with PowerPoint from Dilbert:
Tweet
а выкинуть конечный результат в pdf ? что не позволяет?:) религия, ненависть к Adobe или спортивный интерес?:)
Я вообще, честно говоря, стараюсь пользоваться только одним правилом при создании презентаций в Пауэр Поинте — делать все максимально сжато и минималистично. Тут сразу несколько полюсов, на самом деле:
— Во-первых, все непосредственное создание становится максимально проще — одна сетка (простая, простая сетка!), один фон, одна дефолтная гарнитура. Даже если все сделано за ближайшие десять минут, как правило, ничего не разъедется и не сломается только потому, что это реально сложно что-то в этой простейшей схеме сломать ;)
— Во-вторых, естественно, презентация ведь задумана для визуальной поддержки текста, о чем часто забывают люди, называющие себя менеджерами или как там у них сейчас принято. Весь текст, вся информация — устно, все остальное — графика, визуальное представление, основные фразы — презентация. Так проще мне и так проще тем для кого эта презентация была сделана.
— В-третьих, я думаю что я уже все сказал, но два пункта это как-то слишком мало, поэтому скажу лучше еще раз в третьем, что чем проще, тем лучше вообще для всех ;)
Ну и плюс ко всему вышесказанному, не думаю, что так изначально задумывалось, но тем не менее — минимализм в презентации — это в первую очередь гораздо более эстетично и приятно, чем все эти возможные варианты, сделанные вообще непонятно для кого.
dou, некоторым людям очень нужны презентации именно в паверпоинте. И с этим ничего не поделаешь. Я уверен, да и знаю, к сожалению, по собственному опыту, что у всякого менеджера найдет PowerPoint, но далеко не у всякого, как бы парадоксально это ни звучало, найдется Acrobat Reader в том или ином виде. Это ж только Mac OS X умеет безо всяких надстроек показывать PDF, если я верно осведомлен и в Windows свежих версий не встроили поддержку. Плюс, когда показываешь презентацию при помощи проектора, надо иметь возможность нажать пробел и увидеть четко следующий слайд. PDF тут не помощник.
Denis Raskopin, о правильном построении презентаций и разделении их содержимого я еще постов пять смогу написать ;) Тут речь о том, как правильно работать с этим зверьком по имени PowerPoint. Минималистичные презентации это здорово, я и сам такие делаю, хоть и в Keynote’е. Примеры есть в рассказах про Internews и G-Club. Но очень часто нужны определенные красивые презентации отвечающие определенным требованиям, включая требования бренд-бука. Тут уже призывами к минимализму не отобьешься ;)
Ну, да, если брендбук просит, то тут вообще речи не о чем идти не может ;)
Я бы, вот если бы передо мной не стояло конкретно задачи «сделать только в пауэр поинте и нигде больше», а была лишь потребность просто в хорошей презентации — я бы все-таки все делал в .pdf, а акробат или что там еще нужно для отображения .pdf на виндоусе, носил бы на внешнем носителе и устанавливал бы непосредственно перед выступлением. Я в курсе, что так сложно, конечно, и не всегда прокатит, но мои же нервы для меня важнее ;)
Хотя, вот я вспомнил, почему же сложно? Я когда, года четыре назад, переходил на интернет от другой компании, мне вместе с договором дали такую подарочную коробку, в которой типа диск, объясняющий что-то там про этот интернет. Так вот, на этом диске была одна такая инструкция/презентация в .pdf и отдельно акробат, специально для просмотра этой презентации.
Так что, из меньшего зла я бы выбрал, конечно, установку акробата, нежели работу в Пауэр Поинте, но это, опять же, если нет каких-то сдерживающих рамок, как бывает.
Кстати говоря, «Раскопкин» очень клевая фамилия, наверное ;)
Denis Raskopin, прошу прощения ;) Исправил.
Спасибо за первые два пункта.
Регистрируюсь на форуме.
Я совсем немогу понять я создала первую страницу с надписью как зделать втарую,третюю чтобы продолжать работать???)
Катришка, слева, где миниатюра первой страницы, кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать New Slide. Ну или нажать ⌘⇧N, если у вас версия Офиса для Mac OS X.
Катришка, а вот то, что я нашел на сайте Майкрософта об этом:
Добавление, изменение порядка и удаление слайдов.